Je veľa vecí, v ktorých som v živote dobrý – robiť priemerné stvárnenie Gigi Hadid, poznať každé jedno slovo z najnovšieho albumu Taylor Swift, dať si 15 pizzových tyčiniek na jedno posedenie a byť si vedomá seba samej (aby som vymenovala aspoň niektoré). Ale ak existuje jedna vec, ktorá nikdy nebola mojou silnou stránkou, je to zostať na správnej ceste. Kvôli tejto pokornej pravde – a skutočnosti, že som „áno“ človek, ktorý má na tanieri príliš veľa vecí naraz – mám arzenál trikov na produktivitu, ktoré mi pomáhajú zostať sústredenou každý pracovný deň.
Medzi bzučivými upozorneniami, nepravidelne umiestnenými stretnutiami a zvukom tematickej piesne 1-800-EMPIRE, ktorá sa mi neustále prehráva v hlave, som za posledných pár rokov vyskúšala veľa systémov v snahe dosiahnuť veci. Tu sú štyri triky produktivity, o ktoré sa každý deň opieram, aby som úplne nestratila svoju cestu
1. Správa môjho zoznamu úloh pomocou aplikácie Evernote
Rada kategorizujem svoj život do dvoch období: pred Evernote a po Evernote. Evernote som si prvýkrát stiahla začiatkom tohto roka, pretože som zúfalo hľadal systém, ktorý by mi pomohol zostať v úlohe vo všetkých oblastiach môjho života. V tom čase som mala tri zamestnania: tvorca obsahu na sociálnych sieťach, ako podnikateľka a blogerka, čo mi zabralo viac času, než by som si chcela priznať. Snažila som sa dodržať termíny a mať nejaký prehľad o svojom živote.
Počula som o Evernote v súvislosti s písaním poznámok, ale keď som objavila všetko, čo skutočne ponúka, bola som nadšená. Teraz používam túto aplikáciu na uloženie všetkých vecí, ktoré si potrebujem zapamätať. Umožňuje mi to riešiť akýkoľvek projekt s mojimi poznámkami, úlohami a plánovaním na jednom mieste. Je to zoznam úloh mojich snov. S Evernote priraďujem úlohy v poznámkach s termínmi, príznakmi a pripomienkami, takže nič neprepadne. Keď pracujem, používam verziu pre stolné počítače na bezproblémovú integráciu do môjho pracovného dňa. Keď som vonku, používam mobilnú verziu, takže mám vždy prsty na pulze svojich záväzkov. Ak hľadáte systém riadenia, ktorý vám pomôže pochopiť váš rozvrh, už nehľadajte. Evernote vám kryje chrbát.
2. Vstup do režimu Focus na mojom iPhone
Zvyčajne nie som veľkým fanúšikom aktualizácií pre iPhone, najmä preto, že nedokážem držať krok s ich frekvenciou a pretože som tvor, ktorý v mnohých prípadoch funguje zo zvyku. Nikdy som si však nevložila nohu do úst tak rýchlo, ako keď iOS 15 predstavil režim sústredenia. Predtým som nikdy nenastúpila do vlaku Nerušiť, pretože som bola viazaná svojimi upozorneniami. Mala som pocit, že ak mi jeden chýba, zrúti sa mi svet.
Teraz používam Focus na nastavenie rôznych povolení pre aplikácie, kontakty a ďalšie. Mám oddelené úlohy, keď som v práci, keď cvičím a keď si chcem odpočinúť doma. Takto môžem kontrolovať, kto a kedy má ku mne prístup. Môžem minimalizovať neustále upozornenia, ktoré kradnú moju pozornosť, čo mi umožňuje vstúpiť do produktívnejšieho toku počas pracovnej doby.
3. Využite pravidlo produktivity 3-2-1
Dozvedela som sa o pravidle produktivity 3-2-1. TikTok, milujem tvoju prácu. Keď to narazilo na moju stránku For You, asi som stratila rozum. Je to také jednoduché a skutočne to pre mňa zmenilo hru. Pravidlo produktivity 3-2-1 je v podstate metódou stanovenia priorít, ktorá vám pomôže vniesť do vášho dňa jasnosť a usmernenia.
Najprv začnem tromi najdôležitejšími vecami, ktoré musím počas daného dňa stihnúť. Pre mňa to dnes znamená písanie tohto článku, cvičenie a plánovanie novej kampane. Na základe mojich stretnutí a denného plánu potom uprednostňujem, ktoré z nich je najnutnejšie dokončiť. Riadim sa tým, ktorá úloha sa musí uskutočniť ako druhá a potom tretia. Ďalej si zapíšem dve úlohy navyše – zvyčajne s nižšou prioritou a menej náročnými úlohami – ktoré by som rada dokončila, ak budem mať čas. Potom si zapíšem jednu úlohu, aby som sa odmenila alebo niečo, čo mi pomôže uvoľniť sa na konci dňa. Keď si to napíšem na papier predtým, ako sa pustím do svojich úloh, pomôže mi to udržať si realistický rozvrh. Pomáha mi vidieť celkový obraz namiesto toho, aby som sa zamotávala nad tými úlohami navyše, ktoré sú menej naliehavé.
4. Monotask v súlade s mojimi energetickými hladinami
Pohľad na môj rozvrh z vtáčej perspektívy, ovládanie upozornení a približovanie sa k pracovnému dňu s plánom mi konečne umožnilo monotasking. Kedysi som bol najväčším páchateľom prepínania úloh všetkých čias, čo spálilo veľa energie a vstup do pracovného toku bol takmer nemožný.
Ďalšia vec o mne? Nie som ranné vtáča. Napriek prebdeným nociam a niekoľkým šálkam kávy som dosť pomalá až do neskorého popoludnia, keď konečne nabehnem na zem a vstúpim do svojich najproduktívnejších hodín. Pre mňa to znamená, že si stretnutia dávkujem počas rána. (Zapojenie sa do rozhovoru dáva môjmu malátnemu mozgu bdieť.) Najdôležitejšie úlohy plánujem medzi 14:00. a 16:30 hod. A rezervujem si poslednú hodinu dňa na menej dôležité úlohy navyše, ako je kontrola kalendára na ďalší deň, dobiehanie e-mailov a odpovedanie na správy. Hľadanie spôsobu, ako pracovať na jednej úlohe s mojou energetickou úrovňou, mi pomohlo zapojiť sa, keď som najproduktívnejšia.